Digitalización documental
Conversión de documentación física a archivos digitales con criterios definidos de calidad, orden e identificación.
DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Transforme su archivo en información que trabaja para su empresa.
Digitalizamos, organizamos e indexamos documentación para que pueda encontrar en segundos lo que antes llevaba horas: clientes, CUIT, fechas, documentos, cajas, archivos y mucho más.
✓ Búsqueda inmediata
✓ Control de faltantes
✓ Información para decidir
No se trata solo de escanear. Se trata de convertir documentos en conocimiento accesible.
✓Digitalizar: Preservar y ordenar
✓Indexar: Convertir archivos en datos
✓Consultar: Encontrar en segundos
✓Controlar: Detectar faltantes y errores
150.000+ documentos gestionados
Segundos para localizar información
Múltiples campos de búsqueda
NUESTRA EMPRESA
La información histórica de su empresa tiene valor. Nosotros la hacemos accesible.
Desde 1990 EZ3 brinda servicios informáticos orientados a la digitalización, organización y administración de documentación. Transformamos archivos físicos e históricos en información estructurada, controlada y preparada para ser consultada.
Analizamos cada necesidad y desarrollamos una solución adaptada al volumen, los tipos de documentos y la forma en que cada organización necesita buscar, controlar y utilizar su información.
Objetivo: reducir tiempos de búsqueda, mejorar la trazabilidad y convertir el archivo documental en una herramienta de trabajo.
El conocimiento de su información es uno de los activos más importantes de su empresa.
Cuando la documentación está bien organizada, deja de ser un depósito de archivos y pasa a ser una fuente de información útil para la operación.
01Diagnóstico
02Digitalización
03Consulta
SERVICIOS
Una solución integral para todo el ciclo documental
Desde la preparación del archivo físico hasta la búsqueda inmediata de la información digital.
OCR y extracción de datos
Lectura automatizada de datos relevantes para transformar imágenes y PDFs en información que puede buscarse y analizarse.
Clasificación e indexación
Organización por empresa, CUIT, cliente, fecha, número de documento, caja, archivo, código de barras y otros campos.
Bases de datos documentales
Estructuras preparadas para búsquedas rápidas, cruces, controles, reportes y explotación de información histórica.
Control documental
Detección de faltantes, duplicados, inconsistencias, estados pendientes y observaciones asociadas a cada registro.
Gestión de archivos físicos
Ordenamiento, identificación, inventario y trazabilidad de cajas, carpetas, legajos y documentación histórica.
SAE – Servicio de Auditoría Externa
Control documental externo permanente. Detecte faltantes, informe a los sectores responsables y realice seguimiento hasta su regularización.
CONOCER SAE →SAE – SERVICIO DE AUDITORÍA EXTERNA
Control documental externo permanente
Sepa qué documentación tiene, qué documentación falta y qué debe regularizar antes de necesitarla.
SAE es un Servicio de Auditoría Externa que EZ3 brinda a su empresa para mantener bajo control permanente la documentación generada, mediante un proceso integral organizado en 10 puntos de trabajo, desde la consultoría inicial hasta el seguimiento y la guarda documental.
Consultoría de Consenso
Reunión de nuestros consultores con personal de su empresa para definir y consensuar los criterios que regirán el servicio.
Definir / alinear el alcance
Consensuamos el alcance de la auditoría con su empresa.
Pactar los criterios de revisión de la documentación recibida
Acordamos previamente los criterios de revisión y la documentación a evaluar.
Establecer los Términos de Referencia (TDR)
Definimos objetivos, responsabilidades, periodicidad y criterios que regirán el servicio.
Retiro periódico
Recibimos la documentación generada por los sectores de su empresa según la periodicidad previamente acordada.
Clasificación
Ordenamos e identificamos cada documento de acuerdo con los criterios y tipos documentales definidos.
Auditoría
Comparamos la documentación recibida con la documentación que, según los parámetros consensuados, debería haberse generado.
Detección de faltantes
Identificamos documentos ausentes, períodos incompletos, inconsistencias y situaciones que requieren regularización.
Información
Informamos por escrito al departamento responsable qué documentación se encuentra pendiente y cuál es su situación.
Digitalización
Digitalizamos la documentación recibida con criterios de calidad, identificación e indexación para su posterior consulta.
System Docs
Incorporamos la documentación y sus datos a System Docs, incluyendo su estado y la información necesaria para su localización y control.
Seguimiento
El faltante permanece identificado y bajo seguimiento hasta que el departamento correspondiente entregue la documentación pendiente y pueda regularizarse.
Guarda Documental
Finalizado el proceso, la documentación física puede ser devuelta a las oficinas de su empresa o almacenada en contenedores especiales para su Guarda y Conservación, tanto en su empresa como en los almacenes de nuestro Partner Estratégico, para su guarda y custodia durante el plazo de conservación legal y/o el período acordado. Si se requiere un original físico, System Docs permite conocer la ubicación y el contenedor asociado, facilitando su localización y la entrega en su empresa dentro de las 24 horas, según las condiciones del servicio.
SAE: UN SERVICIO, 10 PUNTOS, UN SOLO OBJETIVO: SU DOCUMENTACIÓN BAJO CONTROL.
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
Encuentre un documento sin saber en qué caja está.
Una vez indexada la documentación, la búsqueda deja de depender de la memoria de una persona o de revisar carpetas una por una.
- Empresa o razón social
- CUIT / DNI / CUIL / Nro. HC
- Número de cliente
- Número de documento
- Historia Clínica
- Fecha o rango de fechas
- Caja, archivo o ubicación física
- Código de barras, estado o descripción
Consulta documental
⌕Buscar por empresa, CUIT/DNI/CUIL/Nro. HC, cliente, documento...
Empresa / CUIT / DNI / CUIL / Nro. Historia Clínica / Fecha / Caja
Documento localizado: DISPONIBLE
Empresa: Empresa Ejemplo S.A.
CUIT / DNI / CUIL / Nro. HC: 30-00000000-0
Documento: 0001-00001234
Fecha: 12/06/2026
Caja: 351
Archivo: 128.pdf
Ejemplo ilustrativo de cómo la información indexada permite localizar rápidamente el documento asociado.
BENEFICIOS
Más información disponible. Menos tiempo perdido.
La digitalización es más útil cuando mejora tareas concretas de su empresa.
⌕
Búsquedas rápidasEncuentre información por múltiples criterios sin revisar cajas o carpetas manualmente.
◎
TrazabilidadSepa dónde está cada documento y cómo se relaciona con el archivo físico.
✓
Control de faltantesIdentifique documentos ausentes, pendientes o con errores.
⌁
Acceso organizadoCentralice información y consulte según usuarios, roles y permisos definidos.
↗
Mayor productividadReduzca tareas repetitivas, tiempos de búsqueda y demoras en la respuesta.
▦
Información para decidirGenere listados, cantidades, duplicados, tendencias y reportes a partir de la base documental.
RESULTADO
Su archivo deja de ser un conjunto de documentos aislados y se transforma en una fuente de conocimiento organizada, segura y accesible mediante SYSTEM DOCS.
VER SYSTEM DOCS →
CÓMO TRABAJAMOS
Un proceso claro desde el archivo hasta la consulta
Relevamos
Analizamos volumen, tipos documentales, estado del archivo y necesidades de consulta.
Digitalizamos
Procesamos la documentación con criterios de calidad, orden, identificación y conservación.
Indexamos y controlamos
Extraemos datos, vinculamos los PDFs y verificamos faltantes, duplicados e inconsistencias.
Habilitamos la consulta
La información queda preparada para búsquedas, reportes y seguimiento según los permisos definidos.
ORGANIZACIONES QUE PUEDEN BENEFICIARSE
Especialmente útil cuando el volumen documental ya dificulta encontrar información.
Administración y contabilidad
Legales
Recursos Humanos
Logística y operaciones
Compañías de seguros
Empresas de salud
Historias clínicas
Archivos históricos
CONSULTORÍA SIN CARGO
Muéstrenos cómo trabaja hoy con sus documentos.
Realizamos una primera evaluación para detectar dónde se pierde tiempo, qué información conviene indexar y qué solución puede aportar una mejora concreta.
- Evaluación inicial sin cargo
- Propuesta según volumen y tipo documental
- Campos de búsqueda definidos según su necesidad
- Alternativas de digitalización, control y consulta
¿Prefiere contacto directo?
(+54) 9 11 7050-1396
info@ez3.com.ar