EZ3 Servicios Informáticos, Gestión Documental, Digitalización de Documentos

Ordenamiento, Clasificación e inventariado de documentos en base a su necesidad y confección de base de datos, de toda clase de información que su Empresa genere. Realizamos segmentación de base de datos por distintos parámetros.

Captura de documentos
El proceso de captura y digitalización están integrados, de este modo se ofrece un proceso intuitivo, rápido y uniforme. Facilita el control de resolución tipo de imagen y los parámetros propios de cada documento. Trabajamos con documentos simple y doble faz. Así también lo hace con documentos simples o multipáginas, contamos con escáner que poseen alimentador automático y alta productividad diaria. Ofrece la posibilidad de pre visualizar el documento escaneado y perfecto control de calidad de la imagen obtenida. Permite guardar los documentos digitalizados en una gran variedad de formatos de imagen (TIF, JPG, PDF, PCX, BMP, etc.). Digitalizamos cualquier tipo de documentos ya que la interfaz empleada le asegura compatibilidad universal.

Conversión de imágenes en texto
Durante el escaneo de los documentos se puede ejecutar un proceso de Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR) que convierte las imágenes en textos, permitiendo que sean editados desde cualquier procesador de textos.

Organización y Catalogación de los documentos
Los documentos permiten dos métodos de catalogación: por ubicación en carpetas lógicas y por asociación de datos definibles o perfiles. Se pueden catalogar documentos originados en papel y digitalizados, así como documentos electrónicos tales como archivos Word, Excel, PDF, Access, HTML, imágenes, etc. La catalogación por carpetas lógicas permite armar un árbol de carpetas que reproduzca cualquier situación de ordenamiento: departamentos, cuentas, períodos, armarios, estantes, etc.; y modificarlo cada vez que sea necesario. Ofrece la posibilidad de asociar datos definibles a cada documento. Se pueden asociar datos de distinto tipo: alfanuméricos, numéricos, fechas, horas y tablas internas y externas, y agruparlos en perfiles de acuerdo con el tipo de documento a catalogar. Ofrece catalogación masiva para acelerar los procesos que involucran grandes volúmenes de documentos. Un mismo documento puede ser catalogado de más de una forma, permitiendo satisfacer diferentes necesidades de agrupación y búsqueda.

Indexación
Permite realizar la búsqueda de documentos por su contenido, previa indexación de los mismos, por los campos que fueran necesarios. Esta funcionalidad le otorga precisión a las búsquedas, rapidez en la respuesta y reduce sensiblemente el esfuerzo para acceder a la información requerida. Se puede realizar la indexación automáticas por los datos asignados en los perfiles mediante la captura de los distintos códigos, de barras, QR o Matrix ubicados en el documento. La indexación se puede hacer sobre documentos escaneados o archivos de Texto. El proceso de indexado es tan simple como poderoso. La parametrización del proceso permite, por ejemplo, elegir la longitud mínima de palabras a Indexar, y cuáles son los campos necesarios para un acceso instantáneo a la imagen con la información requerida.

Desarrollamos distintas herramientas informáticas, una vez evaluada la necesidad de su Empresa de accesar a la información digitalizada, este sistema posee un potente motor de búsqueda de documentos que considera todos los atributos para obtener una búsqueda exitosa, permitiendo combinar distintos elementos, tales como carpeta, perfil, datos y palabras clave dentro del contenido de los documentos. También se puede potenciar la búsqueda utilizando operadores lógicos para combinar varias palabras o hacer búsquedas por frases. Una vez obtenida la lista con los documentos resultantes de la búsquedas, permite ordenarla por cualquiera de sus atributos.

Visualización
Para procesar los documentos escaneados que se almacenan como imágenes, el usuario contará con una completa herramienta de visualización que brinda útiles facilidades. Ofrece funciones de visualización de imágenes, similares a las de los programas específicos más utilizados, que incluyen las distintas posibilidades visulaización: modos de visualización, funciones de Zoom, ajustes de imagen, rotación, etc.

Integración con otras aplicaciones
Los procesos de catalogación y de búsqueda están desarrollados, de forma de poder ser utilizados con sus funciones asociadas desde otras aplicaciones. La integración permite catalogar automáticamente y hacer búsquedas automáticas de documentos desde otra aplicación. También es posible utilizar, al registrar la información en los perfiles, tablas de base de datos externas tales como despachos, contratos, pólizas, expedientes etc.

Copias de Informacion parcial o total y su distribución
Permite generar CD/DVD que incluyan un conjunto seleccionado de documentos y una versión reducida del Sistema para la búsqueda y visualización de los mismos. Los CD/DVD generados pueden utilizarse para distribuir información tanto dentro de la organización como a terceros, ya que en esta modalidad se puede consultar los documentos sin necesidad de tener acceso al Sistema.